LA EMPRESA Y SU CONTROL INTERNO
PARTE 3:
Tipos de controles en la gestión de un sistema.
El control es un conjunto de mecanismos y actividades que dentro de un sistema (conjunto de procesos), dan aseguramiento para que se alcancen los objetivos que se han fijado para la empresa o institución, en los siguientes niveles: 1) toda la empresa, 2) funciones o divisiones, 3) procesos, y 4) las actividades de cada proceso. En este contexto:
- El Control es una actividad que da aseguramiento para que otras actividades logren los objetivos que previamente se han planteado; es decir, el control tiene una razón de ser, cuando previamente se han determinado los objetivos de las actividades a ser controladas.
La medición de resultados debe ser fácil de realizar y las actividades correctivas se centran en las entradas del proceso, en las actividades del proceso mismo y, en los resultados que da el proceso.
- Es importante tener presente que, el control a su vez es una actividad (proceso, sistema); en consecuencia, como un proceso más del sistema (empresa), se debe planificar, organizar, dirigir y controlar. Los controles del control mismo, se denominan controles de supervisión.
Es usual que la empresa establezca políticas y procedimientos que se convierten en actividades, denominadas actividades de control, las cuales ayudan a dar aseguramiento para tomar acciones para reducir los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la empresa o institución.
CLASIFICACIÓN DE LOS CONTROLES
- Control PREVENTIVO Es una actividad de control trazada para lograr los objetivos propuestos, y también, para evitar que se produzcan eventos no deseados.
- Control DETECTIVO Es una actividad de control trazada para revelar eventos no deseados que se producen en el desarrollo de las actividades del proceso. Se corrige antes que el proceso termine.
- Control CORRECTIVO Es una actividad de control que sirve para corregir los errores y omisiones detectadas durante el proceso. Se toman acciones correctivas para retroalimentar el proceso.
- Control DIRECTIVO Es una actividad de control que define instrucciones claras a propósito de las medidas que deben tomarse en cuenta para llegar a los resultados deseados.
Ejemplos de CONTROLES CLAVE:
- Controles de autorización: Gestión directa de los responsables; por ejemplo: Aprobaciones para ejecutar transacciones.
- Controles de procesamiento de transacciones: Calcular, examinar, documentar; por ejemplo: Conservar documentación e información, cruce y comparación de datos, revisión de secuencia y control de registros, pruebas de cálculos y totales de control.
- Controles de supervisión y evaluación: Comparar, controlar, supervisar, verificar; por ejemplo: conciliaciones bancarias y cuentas de control, revisiones de rentabilidad operativa, análisis efectuados por la Gerencia o Dirección, procedimientos analíticos, valoración periódica de las provisiones.
- Controles de salvaguarda física: Restringir, controles físicos, por ejemplo: uso de tarjetas y claves de acceso, verificaciones de existencia física.
- Controles de dirección: segregación de funciones, proceso de la información; por ejemplo: Establecer niveles de autorización, indicadores de rendimiento,
En síntesis, las actividades de control contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. Estas actividades existen en la práctica cuando, se puede demostrar quién, cómo, cuándo se aplican, y además hay evidencia de la aplicación de tales actividades de control.
Un mecanismo, para que las actividades de control existan, se conozcan y funcionen en todos los niveles de la empresa, es incluir tales actividades en las descripciones ocupacionales de todos los responsables.
Login