LA EMPRESA Y SU CONTROL INTERNO
PARTE1:
Elementos de un sistema de control organizacional para lograr resultados.
Divida lo complejo para hacerlo simple. Cuando una empresa u organización, define y establece sus objetivos, de manera concurrente debe definir y establecer un sistema de controles, para medir y evaluar los resultados logrados.
Para lograr estos resultados, en términos generales un sistema de control organizacional, debería incluir los siguientes elementos:
- Hacer una definición de los estándares de las operaciones que se van a controlar. Es claro que, si no se tienen definidos los objetivos y la manera de medir su cumplimiento, entonces el resultado no importa. Por supuesto, usted quiere saber cuándo un resultado se considera aceptable. ¿No es cierto?
- Hacer una medición del desempeño de las actividades contra los estándares previamente definidos. Si no se mide, es imposible corregir, cambiar y mejorar.
- Examinar y analizar las variaciones en los resultados. ¿Se lograron las expectativas? Usted debe conocer las causas que han originado la desviación de los resultados, para reencauzar el camino (si las cosas no han salido del todo bien), y/o para fortalecer su posición en el mercado (cuando las cosas van bien por el momento). Recuerde: cualquier resultado es provisional.
- Tomar las acciones correctivas y/o de fortalecimiento de la empresa. Escoger un curso de acción, es una decisión directiva. Por eso es importante, que haya definido bien los objetivos, que haya diseñado adecuadamente los controles, que haya medido correctamente los resultados y, que haya establecido con prontitud las causas de las desviaciones. Todo efecto tiene una causa.
- Acorde con la experiencia reevaluar los estándares definidos. Todo funciona a través de procesos. ¿Cree usted, que una empresa es una excepción? Un sistema se divide en subsistemas y procesos, los cuáles a su vez, se dividen en actividades. Esto permite a un organismo, mejorar y adaptarse rápidamente a las circunstancias de su entorno. En cualquier sistema, se encuentra inherente un mecanismo de controles o sistema de control interno. Cuando se quitan los mecanismos de control, tarde o temprano, el sistema principal colapsará.
Tome en consideración, que los objetivos se cumplen a través de la gente (por el momento), por tanto, las relaciones actividad-autoridad entre los individuos, es en extremo relevante.
Una herramienta para diseñar, implementar, gestionar, medir resultados y mejorar en función de procesos, consiste en un tablero de control (en inglés Balance ScoreCard -BSC-).
A través del BSC los objetivos, medidas de desempeño y mecanismos de control, se dividen en cuatro perspectivas:
- Perspectiva Financiera, que se relaciona con los aspectos económicos y financieros.
- Perspectiva de Clientes, que se relaciona con los bienes y/o servicios brindados al cliente.
- Perspectiva de Procesos, que se relaciona con las actividades-procesos de la gestión de la empresa
- Perspectiva de Crecimiento, que se relaciona con la gente y las herramientas que se utilizan en los diferentes niveles directivos, tácticos y operacionales.
En la práctica está herramienta es sumamente útil para aterrizar la gestión con la planeación estratégica de la empresa o institución.
Del escritorio de:
César A. Barillas C.
Msc – CPA – CIA – CISA
PIEDRAZULCONSULTORES
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