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LA EMPRESA Y SU CONTROL INTERNO

PARTE 2:

 

El control con un enfoque de sistemas.

¿Qué es un sistema? En el diccionario de la RAE se define de la siguiente manera:

1. Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.
2. Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto.

Cuando miramos a un individuo en la naturaleza, observamos que en sí mismo es un universo, y por analogía es un sistema.

En este contexto, observamos también, que una empresa funciona como un sistema; es decir, es un conjunto de cosas (procesos) relacionadas entre sí, y que, de una manera ordenada, con principios y reglas entrelazados, se logran ciertos objetivos determinados.

En otras palabras, los componentes de un “sistema” denominado empresa, se convierten a su vez, en un conjunto de sistemas, subsistemas o procesos, que a su vez tienen objetivos que cumplir.

Cuando una empresa se entiende, y se gestiona a través de procesos, es mucho más probable que alcance sus objetivos. Esto permite la sostenibilidad en el transcurrir de los años.

Hágase la siguiente pregunta:

• ¿Cuántas empresas con una antigüedad de 15 años, conoce? Seguramente, dirá que conoce una cantidad muy significativa. Pero,
• ¿Cuántas empresas de 50 años, conoce? Ya no son tantas, ¿Verdad?
• Y bien, ¿Cuántas empresas con más de 100 años, conoce? Ahora se preguntará, ¿Qué hace que una empresa subsista en el tiempo? O en otras palabras ¿Qué hace que un sistema no colapse?

La respuesta no es sencilla, porque hay una buena cantidad de factores y razones; sin embargo, en mi opinión, cuando una empresa se gestiona por procesos, con principios, objetivos claros y un sistema de control interno funcional, es mucho más probable que subsista en el tiempo.  Tener definido el camino y contar con un sistema de control inherente, son factores fundamentales.

Se dice fácil.  Llevarlo a la práctica es el reto de un liderazgo de alto nivel.

Para entender un sistema de control interno, en primera instancia hay que entender los procesos que interactúan en la empresa, y luego, entender de qué manera las actividades del control interno como un proceso, están inmersas en todos los procesos operacionales y directivos de la empresa.

Para esto, se debería comprender lo siguiente:

Un sistema es un conjunto de elementos (procesos) relacionados con un propósito; es decir todo sistema tiene objetivos a lograr, y todo proceso también tiene objetivos a lograr, los cuales contribuyen, al logro de objetivos del sistema superior, es decir la empresa. A su vez, todo proceso es un conjunto de actividades.

En este contexto, el sistema de control debe lograr y mantener las condiciones deseadas, del sistema (empresa), de los procesos y de las actividades.

En un sistema de control existen cinco elementos básicos:

1. El objeto de control y la variabilidad de su comportamiento.
2. El detector de medición, para establecer que está sucediendo con el comportamiento del objeto de control
3. El estándar o métrica de medición, para contar con un punto de referencia contra el cual se va a realizar la comparación de lo sucedido.
4. Un analizador para evaluar la importancia del suceso, al comparar el estándar contra los resultados reales.
5. Un tomador de decisiones, para decidir el curso de acción, como un mecanismo de corrección, cuando es necesario.

Desde el punto de vista de gestión por procesos, un sistema de control establece:

• Controles en la entrada del proceso (controles preventivos). Detienen el proceso si no se cumplen las condiciones deseadas;
• Controles durante el proceso (controles detectivos). Se toman acciones antes de que los procesos sean completados;
• Controles en la salida del proceso (controles correctivos). Los resultados son medidos contra los estándares del proceso y se corrige si es necesario; y,
• Controles de dirección o reglas de conducción del proceso (controles directivos). Predicen los resultados del proceso (sistema).

Hablaremos sobre los tipos de controles, más ampliamente en la siguiente oportunidad.